1. Pendahuluan
Usaha Koperasi Simpan Pinjam Sarwo
Gampang kini kian berkembang,terbukti dengan meningkatnya utang dan piutang. Bahwasannya
kedua transaksi tersebut memiliki peranan yang kuat dalam menjaga eksistensi koperasi,
sehingga informasi keluar masuk uang yang cepat,tepat dan akurat sangat diperlukan.
Peran yang penting serta ketepatan waktu dalam penyusunan laporan keuangan
membutuhkan penggunaan aplikasi komputer dalam kegiatan usahanya. Penyusunan
laporan keuangan Koperasi Simpan Pinjam Sarwo Gampang masih manual sehingga informasi yang dibutuhkan
kurang akurat dan membutuhkan waktu yang lama.Beraneka macam jenis transaksi
dengan jumlah banyak sehingga modal koperasi didapat dari laba simpan pinjam di
koperasi.
Program aplikasi komputer ini
dapat diterapkan di Koperasi Simpan Pinjam Sarwo Gampang karena koperasi ini
telah memiliki fasilitas pendukung yaitu computer dan sumber daya manusia yang
dapat menjalankan program ini.
2. Landasan Teori
2.1 Sistem
Definisi sistem berkembang sesuai
dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Secara sederhana sistem
diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel
yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama
lain.
Murdick dan Ross (1993)
mendefinisikan system sebagai seperangk telemen yang digabungkan antara satu
dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Menurut Scott (1996) sistem terdiri
dari unsusr-unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta
keliaran (output). Ciri pokok menurut Gapspert ada empat, yaitu sistem itu
beroperasi di dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur-unsur, ditandai dengan
saling berhubungan, dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama. Untuk memahami
dan mengembangkan suatu system, maka perlu membedakan unsur-unsur dari system
yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik system yang dapat membedakan
suatu system dengan system lainnya: Batasan (boundary),Lingkungan
(environment),Masukan (input),Keluaran (output),Komponen (component),Penghubung
(interface) dan Penyimpanan (storage).
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah
menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam
pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi.
Jogiyanto HM (2008:8)
mendefinisikan informasi sebagai “data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. Dari definisi diatas dapat
disimpulkan bahwa sumber informasi adalah data. Data belum menunjukkan sesuatu
yang bisa dipahami, karenanya harus diproses terlebih dahulu. Informasi
merupakan hasil dari pengolahan data menjadi lebih berguna bagi yang
menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan
sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Nilai informasi ( value
of information) ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkannya.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu
sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasasi, dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan -
laporan yang diperlukan. menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis adalah
suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan
yang diperlukan.
2.4 Konsep Analisis Sistem
2.4.1 Analisis Kelemahan Sistem
Analisis kelemahan dilakukan
untuk mencari kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam sistem yang sedang
digunakan (yang sedang berjalan). Dari analisis ini akan dapat ditemukan
beberapa masalah atau kendala-kendala yang menyebabkan sistem menjadi tidak
bekerja secara maksimal, sehinggal hal-hal tersebut harus segera dicarikan
solusi permasalahannya. Analisis kelemahan sistem dilakukan dengan melihat
beberapa faktor diantaranya adalah pengukuran pekerjaan, kehandalan, teknologi,
laporan dan dokumentasi.
2.4.2 Analisis PIECES
Alat ukur yang digunakan dalam
menentukan proses penyelesaian masalah yaitu dengan melakukan
peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan analisis PIECES,
meliputi :
1.
Analisis
Kinerja (Performance)
Kinerja adalah perilaku disetiap kegiatan atau
aktivitas dalam sistem. Kinerja sistem berkaitan dengan beberapa faktor antara
lain Turn around time yaitu waktu yang dibutuhkan sistem untuk mengerjakan satu
pekerjaan. Response time yaitu waktu yang dibutuhkan sistem untuk memberikan
jawaban dan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan. Transaction thoughgput
yaitu jumlah pekerjaan total yang dilakukan dalam sistem selama satu periode
waktu tertentu.
2.
Analisis
Informasi (Information)
Dalam penyajian informasi, sering
terjadi keterlambatan dan bahkan terjadi kesalahan sehingga informasi yang
dihasilkan terkadang tidak bisa langsung dijadikan sebagai dasar pengambilan
keputusan.
3.
Analisis
Ekonomi (Economic)
Peningkatan terhadap kebutuhan
ekonomi menyangkut dua hal yaitu kontrol biaya dan peningkatan keuntungan atau
laba. Kontrol biaya yang dilakukan untuk mengendalikan pembengkakan biaya. Pembengkakan
biaya terjadi misalnya pada pemborosan pemakaian bahan seperti kertas. Sedangkan
peningkatan keuntungan dilakukan supaya biaya yang telah dikeluarkan dapat
menberikan manfaat yang semaksimal mungkin.
4.
Analisis
Kontrol (Control)
Kontrol digunakan untuk meningkatkan kinerja
sistem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data,
informasi dan persyaratan.
5.
Analisis
Efisiensi (Effiency)
Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan
output sebanyakbanyaknya dengan input yang sekecil mungkin.
6.
Analisis
Pelayanan (Services)
Pelayanan yang ditingkatkan
adalah untuk meningkatkan kepuasan user.
2.5 Konsep Pemodelan Sistem
2.5.1 Flow Chart
Flowchart (bagan alir) merupakan
bagan yang menggambarkan alur prosedur dan program secara logika. Bagan yang
memuat alur prosedur-prosedur keseluruhan yang terdapat di dalam sebuah sistem
adalah system flowchart (bagan alir sistem).
2.5.2 Data Flow Diagram
DFD (Data Flow Diagram) atau DAD
(Diagram Aliran Data) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses
aliran data dan kerja dalam sebuah sistem. DFD memuat proses yang
mentransformasikan data, aliran data yang menggerakkan data, objek yang
memproduksi serta mengkonsumsi data, serta data 8 store yang menjadi tempat
penyimpanan data.
2.5.3 Entity Relation Diagram (ERD}
Perancangan basis data dengan
menggunakan model entity relationship adalah dengan menggunakan Entity Relation
Diagram (ERD). Terdapat tiga notasi dasar yang bekerja pada model E-R yaitu :
entity sets, relationship sets, dan attributes. Sebuah entity adalah objek yang
mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain
(Fathansyah, 1999: 30). Entity sets adalah sekumpulan entity yang mempunyai
tipe yang sama. Kesamaan tipe ini dapat dilihat dari atribut/property yang
dimiliki oleh setiap entity
3. Analisis (Proses Penelitian)
3.1 Analisis PIECES
Analisis PIECES
(Perfomance,Information,economy,control,eficiency, dan service)pada Koperasi
Simpan Pinjam Sarwo Gampang dilakukan untuk mengetahui kelayakan sistem baru.
3.1.1 Analisis Kinerja (Performance)
Untuk analisis kinerja pada
sistem lama yang digunakan Koperasi Simpan Pinjam Sarwo Gampang, sebagai
berikut :
a.
Beban
kerja dalam proses transaksi cukup berat,apalagi ditambah dengan penyusunan
laporan untuk manajer,jadi tidak memenuhi standar troughtput.
b.
Waktu
yang diperlukan untuk menyusun laporan tidak efisien,karena proses masih
manual,sehingga kurang memenuhi standar response time.
3.1.2 Analisis Informasi (Information)
Untuk analisis informasi pada
sistem lama yang digunakan Simpan Pinjam Sarwo Gampang, sebagai berikut :
a.
Berdasarkan
keakuratan data yang dihasilakn tergolong tidak akurat karena masih menggunakan
perhitungan secara manual,jadi sering salah dalam penginputan daftar anggota.
b.
Dengan
sistem manual sangat lama,karena data utang piutang masih tertulis dalam
blangko dan kadang harus menunggu blangko terkumpul baru dapat membuat
laporan,sehingga tidak tepat pada waktunya.
c.
Karena
adanya kesalahan pada laporan dan masih tertulis manual,data yang disajikan
pada saat manajer tidak relevan.
3.1.3 Analisis Ekonomi (Economy)
Untuk analisis ekonomi pada
sistem lama yang digunakan Koperasi Simpan Pinjam Sarwo Gampang, sebagai
berikut :
a.
Berdasarkan
biaya dilihat dari perkembangan jumlah anggotanya,biaya yang dikeluarkan untuk
kebutuhan peralatan koperasi akan terus meningkat. Biaya tak terduga sering
ditemukan tanpa alasan atau bukti yang kuat.
b.
Dengan
biaya yang semakin meningkat dapat mengurangi keuntungan koperasi.
3.1.4 Analisis Keamanan (Control)
Untuk analisis keamanan pada
sistem lama yang digunakan Simpan Pinjam Sarwo Gampang, sebagai berikut :
a.
Untuk
hak akses sistem,pada sistem lama ini masih kurang karena Pada Sistem saat ini
tidak dilengkapi dengan password,sehingga siapa saja dapat mengutakatik
laporan.
b.
Keamanan
data pada sistem lama tidak ditemukan adanya pengamanan untuk laporan dan
blangko-blangko penting,sehingga resiko hilang dan rusak dapat terjadi
sewaktu-waktu.
3.1.5 Analisis Efisiensi (Eficiency)
Untuk analisis efisiensy pada
sistem lama yang digunakan Koperasi Simpan Pinjam Sarwo Gampang, sebagai berikut
:
a.
Untuk
SDM yang ada beban kerja dirasa begitu berat,karena harus melakukan proses
perhitungan uang,pembuatan laporan harian dan pembuatan laporan bulanan,untuk
pertannggung jawaban pada manajer.
b.
Pengeluaran
banyak untuk pembelian peralatan koperasi seperti buku laporan harian maupun
bulanan,buku blangko dan alat tulis
3.1.6 Analisis Layanan (Service)
Untuk analisis layanan pada
sistem lama yang digunakan Koperasi Simpan Pinjam Sarwo Gampang, sebagai
berikut :
a.
Untuk
parameter kualitas pelayanan masih jauh dari baik,karena dengan sistem manual
pelayanan terhadap pelanggan kurang maksimal dan banyak memakan waktu, karena
masih menggunakan system secara manual.
b.
Pengeluaran
banyak untuk pembelian peralatan koperasi seperti buku laporan harian maupun
bulanan,buku blangko dan alat tulis
4. Implementasi dan Pembahasan Sistem
4.1 Implementasi sistem
Implementasi sistem adalah suatu
tahap meletakkan atau menerapkan sistem agar siap untuk digunakan atau
dioperasionalkan di dalam perusahaan. Dalam tahap implementasi sistem ini
terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut ini :
4.1.1 Menerapkan Rencana Implementasi
Rencana implementasi merupakan
kegiatan awal dari tahap implentasi sistem.Rencana implementasi dimaksud untuk
mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi dilakukan.
Biaya yang diperlukan dalam tahap implementasi sistem harus dianggarkan dalam
bentuk anggaran biaya yang berfungsi sebagai pengendalian terhadap biaya-biaya
yang dikeluarkan. Waktu yang diperlukan selama tahap implementasi harus diatur
dalam bentuk skedul waktu yang berfungsi untuk menjadi panduan dalam tahap
implementasi.
4.1.2 Kegiatan Implementasi
Kegiatan implementasi dilakukan
dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi
sistem. Kegiatan
dalam tahap ini adalah sebagai berikut :
1.
Pemograman
Pemograman merupakan tahap
implementasi yakni dilakukan pengkodean hasil perancangan perangkat lunak yang
telah dibuat sehingga berbentuk sistem baru sedemikian rupa seperti yang telah
direncanakan. Pengkodean ini dilakukan dengan menggunakan bahasa pemograman
Visual Basic 6.0
2.
Instalasi
Hardware
Hardware atau perangkat keras yang
digunakan dalam pembuatan sistem informasi koperasi simpan pinjam KOPKA ini.
Instalasinya dilakukan oleh pemasar atau took komputer.
3.
Instalasi
Software
Software atau perangkat lunak yang digunakan dalam simpan
pinjam koperasi.
Sumber: http://repository.amikom.ac.id/files/publikasi_08.12.3462.pdf
