Teknik dan Dokumentasi System

Teknik dan dokumentasi system
2.1 pemakaian teknik – teknik
      Teknik –teknik system merupakan alat yang digunakan dalam menganalisa,merancang, dan mendokumentasikan system dan hubungan antarsubsistem. Teknik –teknik tersebut umumnya bersifat grafikal (piktoral). Teknik –teknik system penting bagi auditor intern dan ekstern dan juga para personel system dalam pengembangan system informasi. Teknik –teknik system juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan system, baik secara intern bagi perusahaan maupun secara ekstern sebagai seorang konsultan.
2.2 teknik – teknik sistem
Bagan arus (flowchart) Merupakan alat yang digunakan untuk:
·        Dokumentasi system yang sudah ada.
·        Mendesain system baru.
·        Memberi petunjuk bagi programmer yang akan membuat dan memperbaruhui program computer.
Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu:
1.      Dokumen flowchart.
2.      System/proses flowchart.

Bagan arus dokumen.
Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu system(document oriented).
          Langkah – langkah dalam penyusunan dokumen flowchart.
·        Mengidentifikasikan departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu system.
·        Mengidentifikasikan dokumen sumber yang akan digunakan.
·        Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen dibuat, diproses dan digunakan.
·        Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu symbol  atau kegiatan.

Bagan arus system.
Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu system (process oriented).
          System flowchart terdiri dari beberapa tingkatan:
·         High-level system flowchart, system flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai system.
·        Intermediate-level system flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail.
·       Low level system fl.owchart, menggambarkanb secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-  kegiatan dari suatu proses.

Bagan arus program
Bagan yang menggamnbarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan computer dalam menjalankan suatu program.
Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart.
1.       Symbol dari proses harus selalu diletakkan diantara symbol input dan symbol output.
2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
3.      Selalu menggunakan symbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
4.     Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan symbol koneksi.
5.     Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

Pemrosesan Transaksi dan Struktur Pengendalian

Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui :
pemrosesan transaksi – transaksi yang disebabkan baik oleh sumber – sumber ekstern maupun intern.
menyiapkan keluaran – keluaran seperti dokumen – dokumen operasional dan laporan – laporan keuangan.

Kerangka Pemrosesan Transaksi
A. Jaringan Kerja Keseluruhan Perusahaan
Pemrosesan transaksi terjadi selaras dengan operasi perusahaan. Perangkat gabungan sistem-sistem pemrosesan transaksi serupa dengan jaringan kerja yang kompleks dari operasi-operasi fisik, proses kertas kerja dan arus data/informasi yang saling bergantung.
B. Sistem Informasi Fungsional
Sistem operasional dan organisasi perusahaan pada umumnya dibagi berdasarkan fungsi. Untuk memungkinkan pengendalian yang efektif dan efisien atas operasi dan koordinasi kegiatan-kegiatan manajerial. Sistem informasinya haruslah dibagi menurut fungsi – fungsi yang sama. Macam-macam subsistem informasi fungsional pada tiap-tiap industri berbeda – beda. Bahkan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dalam industri yang sama juga berbeda. Setiap subsistem informasi fungsional berkaitan erat dengan penyediaan pengendalian yang ketat terhadap satu atau beberapa sistem pemrosesan transaksi. Hal yang sama pentingnya adalah hubungan yang ada pada setiap subsistem informasi fungsional diantara tingkat operasional dan tingkat manajerial. Subsistem informasi fungsional membantu arus informasi transaksi kepada manajer – manajer fungsional.

Komponen-Komponen Pemrosesan Transaksi
Pemrosesan transaksi terjadi dalam suatu proses. Proses ini yang dikenal sebagai siklus akunting. Siklus akunting membutuhkan beragam komponen pembangun. Komponen-komponen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register, lejer dan arsip (file) laporan dan keluaran-keluaran lain, bagan rekening dan kode-kode lain, rangkaian audit, metode dan alat-alat pemrosesan, serta pengendalian. A. Dokumen Sumber
Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :
a. Memicu meng-otorisasi operasi fisik
Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.
b. Memantau arus fisik
Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.
c. Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil
Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.
d. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data
Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.
e. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran
Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.


http://iyanvirus.blogspot.com/2012/12/sistem-informasi-akuntansi-penjualan.html

Prosedur Pemrosesan Informasi

SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Model Dta Siklus Pendapatan

• Empat kegitan bisnis besar dalam siklus pendapatan (pesanan, memenuhi pesnan, pengiriman, dan penagihan kas).
• The primary external agent (customer) as well as the various internal agents in volved in revenue cycle ctivities.

Berikut diagram REA siklus pendapatan untuk AOE:

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan:

•  Data Operasional

  Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas – tugas rutin berikut ini:

1.       Merespon pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.

2.       Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.

3.       Menentukan ketersediaan persediaan.

4.       Memilih metode untuk mengirim barang.

·        

• Informasi Sekarang dan Masa Lalu

Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar manajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini:

a.       Menentukan harga produk dan jasa.

b.       Menetapkan kebijakan retur penjualan dan garansi.

c.       Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.

d.       Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek.

e.       Merencanakan kampanye pemasaran yang baru.

•  Penilaian Kinerja

SIA juga harus menyediakan informsi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini:

1.       Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan.

2.       Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan.

3.       Presentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang.

4.       Tingkat dan tren kepuasan pelanggan.

5.       Analisis pangsa pasar dan tren penjualan.

6.       Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.

7.       Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan.

8.       Keefektifan iklan dan promosi.

9.       Kinerja staf penjualan.

10.   Pengeluaran piutang ragu – ragu dan kebijakan kredit.

Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur

Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan Pengendlian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan – tujuan berikut ini dicapai:

1.       Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.
2.    Semua transaksi yang dicatat adalah valid (benar – benar terjadi).
3.    Semua transaksi yang valid dan disahkan telah dicatat.
4.    Semua transaksi dicatat dengan akurat.
5.    Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian.
6.    Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efektif.

Ancaman dan Prosedur Pengendlian Aplikasi Entri Pesanan Penjulan:

Ancaman dan Prosedur Pengendlian Aplikasi Pengiriman:

Ancaman dan Prosedur Pengendlian Aplikasi Penagihan dan Piutang Usaha:

Ancaman dan Prosedur Pengendlian Aplikasi Penagihan Kas:

Masalah – masalah Pengendlian umum:

1.       Kehilangan data, prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; Pengendlian akses (secara fisik dan logis).

2.       Kinerja yang buruk, persiapan dan tinjauan laporan kinerja.

Sumber: http//hantoro.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/15528/Minggu+9.ppt